Cómo Implementar un Archivo Digital de la Documentación de Centros Educativos

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El Problema

Los departamentos de IT de las universidades y otras instituciones educativas se enfrentan a dos grandes limitaciones tecnológicas a la hora de hacer realidad las políticas de gestión documental y de archivo de sus centros:

  • Se enfrentan a largos procesos de consultoría y desarrollo o adaptación de aplicaciones informáticas para conseguir que el software responda a sus políticas de archivo y gestión documental (cuadros de clasificación, tablas de retención, series, tipologías, expedientes, etc.).
  • No existe una única aplicación que cubra el ciclo de vida completo de los documentos y, al final, se ven obligados a imprimir documentación que podría gestionarse 100% en digital.

La Solución

Con Athento -Smart Document Management- poner en funcionamiento el sistema es más rápido porque desde su propia interfaz, los técnicos de la institución educativa pueden configurar: cuadros de clasificación, series documentales, tipologías, tablas de retención, procedimientos y otros conceptos. El sistema viene preparado para adaptarse a las políticas de gestión documental sin complejos desarrollos. Además, Athento permite cubrir en una sola aplicación todas las fases de vida de los documentos, desde su captura hasta su archivo.

 

Los Resultado

  • Ahorro en tiempos de implantación: El sistema de gestión documental funcionando en menos tiempo.
  • Ahorro en costes de desarrollo y servicios: Ya que no hay que incurrir en grandes proyectos de desarrollo para adaptar o construir una herramienta desde cero.
  • Ahorro en costes de licencias: No es necesario adquirir varias herramientas o módulos para cubrir el ciclo de vida de la documentación académica.
  • Expedientes académicos más seguros y accesibles: Los expedientes 100% digitales no están sujetos al deterioro natural del papel y se mantienen adheridos a las políticas de conservación, disposición y tratamiento establecidas por la institución.

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